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Neu: Veranstaltungsportal mit erweiterten Funktionen

Nachricht vom

Um die verschiedenen Veranstaltungen komfortabler im Veranstaltungsportal abbilden zu können, haben wir das Modul gewechselt. Damit gehen einige Änderungen einher. Hier möchten wir die neuen Funktionen erläutern.

Symbolgrafik: Die Grafik zeigt wie eine Person mit einem überdimensional große Stift einen Termin in einen ebenfalls überdimensional großen Kalender einträgt.
Mit Calenderize erhalten wir im TYPO3 ein multifunktionales Kalendertool, das uns erlaubt verschiedenste Veranstaltungstypen nutzungsfreundlich abzubilden. Grafik: Colourbox

Was ist neu?

Für die sehr unterschiedlichen Veranstaltungen stehen verschiedene Veranstaltungstypen zu Verfügung, die es möglich machen, die Besonderheiten präzise abzubilden. 

  • Einzelveranstaltung
  • Dauerveranstaltung
  • Dachveranstaltung
  • Veranstaltungsreihe

Wie werden die Veranstaltungen eingetragen?

  • Zentral – Fachredakteur:innen (TYPO3) und Mitarbeiter:innen der Zentralverwaltung
    Bitte nutzen Sie weiterhin das Formular zum Eintragen der Veranstaltungen, es wird ein neues Formular geben, dass die erforderlichen Daten abfragt. Es ist über die gewohnte Stelle erreichbar.
  • Dezentral – Redakteur:innen der Fakultäten/Institute/Zentralen Einrichtungen
    Bitte nutzen Sie weiterhin Ihre eigenen Veranstaltungsordner im TYPO3. Es wird auch zukünftig die Funktion "Vorschlagen zum Ausspielen im zentralen Veranstaltungsportal" geben.

Achtung: Keine Veranstaltungen mehr in Newslisten

Aus technischen Gründen ist es nicht mehr möglich Veranstaltungs- und Newsdatensätze in einer gemeinsamen Liste auszuspielen. Ohnehin hatten wir aus Gründen der Nutzungsfreundlichkeit davon abgeraten.

  • Wenn Sie in Ihren News auf bevorstehende Veranstaltungen hinweisen möchten, erstellen Sie bitte einen Newsdatensatz im Ordner "News". In dieser News können Sie natürlich die Veranstaltung verlinken.
  • Möchten Sie vergangene Veranstaltung in Ihrer Newsliste sichtbar haben, erstellen Sie bitte ebenfalls eine News (Rückblick).

Die Veranstaltungstypen

Einzelveranstaltung

Dieser Veranstaltungstyp löst die aktuelle Variante ab. Grundlegene Funktionen kennen Sie schon, es sind aber auch ein paar neue verfügbar.

Wofür nutzen?

  • Veranstaltungen stehen für sich selbst – gehören nicht zu einer Reihe oder übergeordneten Veranstaltung
  • Start- und Endzeit liegen am selben Tag
  • Wiederkehrende Veranstaltungen, wenn Inhalt und Uhrzeit gleich sind (zum Beispiel ein Workshop der einmal monatlich stattfindet)

Was ist neu?

  • Für wiederkehrende Veranstaltungen können/müssen nicht mehr mehrere Veranstaltungseinträge erstellt werden
  • Über die Datums- und Zeiteinstellung lassen sich Wiederholungstermine einfach direkt einstellen

Warum nutzen?

Der bisherige Datensatztyp kann nicht mehr neu angelegt werden.

  • Auch Unterveranstaltungen der anderen Veranstaltungstypen können (Dauerveranstaltungen, Veranstaltungsreihen) oder müssen (Dachveranstaltungen) als Einzelveranstaltungen angelegt werden. Dem einzelnen Veranstaltungseintrag wird eine übergeordnete Veranstaltung zugewiesen.
  • Alle Einzelveranstaltungen stehen im Ordner im TYPO3-Backend in der Liste "Events", unabhängig davon, ob sie für sich stehen oder einer übergeordneten zugewiesen wurden.
  • Alle übergeordneten Verantaltungen stehen in der gesonderten Liste "Veranstaltungsreihe/Dauerveranstaltungen/Dachveranstaltung".

Dachveranstaltungen mit Unterveranstaltung

  • Beispiele:
    • Zentrale Einführungswoche
      zentrale Dachveranstaltung mit vielen zentralen und dezentralen Unterveranstaltungen
    • Dies academicus
      zentrale Dachveranstaltung mit mehreren dezentralen Unterveranstaltungen
zur Vergrößerungsansicht des Bildes: Screenshot einer Detailsansicht eines Testveranstaltungseintrags, zur Erläuterung der einzelnen Elemente.
Dachveranstaltung: Rahmendaten der übergeordneten Veranstaltung mit einer Liste der Veranstaltungen, die im Rahmen der Dachveranstaltung angeboten werden. Über den Filter kann eine individuelle Liste erzeugt werden. Die…

Wofür nutzen?

  • Eine Dachveranstaltung kann viele Unterveranstaltungen enthalten.
  • Unterveranstaltungen können aus verschiedenen Einrichtungen kommen und der Dachveranstaltung zugewiesen werden.
  • Beispiel:
    • Der Eintrag für die Dachveranstaltung „Dies academicus“ wird über das Veranstaltungsmanagement der SUK erstellt.
    • Die ausrichtenden Einrichtungen (Fakultäten, Institute, Zentrale Einrichtungen) legen einzelne Veranstaltungen in Ihren eigenen TYPO3-Veranstaltungsordnern an und wählen über die einzelnen Datensätze die Dachveranstaltung aus.
  • Auf der Website wird über das zentrale Veranstaltungsportal die Dachveranstaltung ausgespielt, die eine Liste aller einzelnen Unterveranstaltungen und einen Einrichtungsfilter enthält.
  • Auf den Websites der Einrichtungen kann in deren Veranstaltungsportalen jeweils eine vorgefilterte Liste ausgespielt werden.
  • Nutzende haben die Möglichkeit für sie relevante Veranstaltungen zu highlighten und damit eine Liste ausgewählter Veranstaltungen zu erzeugen.

Warum nutzen?

  • Verbesserung des Zusammenspiels der zentralen und dezentralen Veranstaltungen.
  • Inhaltliche Hoheit liegt in den ausrichtenden Einrichtungen.
  • Daten können im eigenen TYPO3 Seitenbereich eingetragen und selbst jederzeit aktualisert werden.

Achtung: Die Einzelveranstaltungen, die zu einer Dachveranstaltung gehören:

  • verfügen über andere Eingabefelder (im TYPO3-Backend). Diese werden sichtbar sobald sie der Dachveranstaltung zugewiesen wurden und sind nötig für den Filter,
  • können nur über die Liste der Einzelveranstaltungen ("Events") angelegt und bearbeitet werden.

Dauerveranstaltung

  • Beispiele:
    • Ausstellungen, auch mit Unterveranstaltungen für Vernissage und Finissage möglich
    • Kongresse, auch mit Unterveranstaltungen zum Hervorheben einzelner besonderer Ereignisse möglich 
zur Vergrößerungsansicht des Bildes: Screenshot eines Dauer-Veranstaltungseintrags, mit Unterveranstaltungen.
Die Dauerveranstaltung eignet sich zum Beispiel für Ausstellungen. Es können direkt im Veranstaltungseintrag auch Unterveranstaltungen eingetragen werden. Screenshot: Universität Leipzig

Wofür nutzen?

  • Mehrtägige Veranstaltungen, Start und Ende der Veranstaltung liegt an verschiedenen Tagen, an jedem dieser Tage findet diese Veranstaltung statt.
  • Diese Veranstaltungseinträge erscheinen jeden Tag im Veranstaltungskalender, bei Übernahme ins zentrale Portal aber in der gesonderten Liste für Dauerveranstaltungen.
  • Es können Unterveranstaltungen angelegt werden, wenn sie nur an einzelnen Tagen während der eigentlichen Veranstaltungsdauer stattfinden (Vernissage, Finissage …).
  • Die einzelnen Unterveranstaltungen erscheinen in der Detailansich der Dauerveranstaltung, können aber auch gesondert im Portal erscheinen, wenn gewollt.
  • Es können tägliche Öffnungszeiten/Start und Endzeiten eingetragen werden.

Warum nutzen?

  • Es kann eine tägliche Start- und Endzeit eingetragen werden, anders als bei Einzelveranstaltungen. Das ist auch flexibel möglich, so dass für jeden einzelnen Tag der Dauer verschiedene Uhrzeiten angezeigt werden. 
  • Einzelveranstaltungen, die zu Dauerveranstaltungen gehören, können zusätzlich auch einzeln im Kalender angezeigt werden, verweisen aufeinander und enthalten einen autmatisch generierten Link auf die Dauerveranstaltung.

Dauerveranstaltungen können Unterveranstaltungen enthalten, müssen aber nicht. Sie können im TYPO3 direkt über den Eintrag für die Dauerveranstaltung angelegt und gepflegt werden, sind zusätzlich aber auch über die Liste der Einzelveranstaltungen auffindbar.

Veranstaltungsreihe

  • Beispiele:
    • Studium Universale
    • Kolloquien
zur Vergrößerungsansicht des Bildes: Veranstaltungseintrag einer Veranstaltungsreihe, zeigt auch die Daten der einzelnen Veranstaltungen an.
Die Veranstaltungsreihe zeigt alle einzelnen Veranstaltungen der Reihe auf einen Blick. Screenshot: Universität Leipzig

Wofür nutzen?

  • Regelmäßige Veranstaltungen, die zusammen eine Reihe bilden, beispielsweise einmal pro Woche.
  • Die Reihenveranstaltung erscheint einzeln im Veranstaltungsportal (Listenansicht). Beim Klick auf „mehr erfahren“ öffnen sich die Veranstaltungsinfos (Detailansicht Reihe), inklusive einer Liste der einzelnen zur Reihe gehörenden Veranstaltungen (Listenansicht Einzel). Per Klick auf „mehr erfahren“ öffnen sich weitere Infos (Detailansicht Einzel).
  • In den einzelnen Veranstaltungseinträgen ist automatisch ein Link zum Reiheneintrag gesetzt.

Warum nutzen?

  • Reihe wird an den Tagen, an denen keine Veranstaltung der Reihe stattfindet, nicht in der Veranstaltungsliste angezeigt.
  • Einträge verweisen gegenseitig aufeinander.

Die einzelnen Veranstaltungen von Reihen können im TYPO3-Backend direkt im Datensatz für den Eintrag der Reihe angelegt und bearbeitet werden. Sie liegen außerdem zusätzlich in der Liste der Einzelveranstaltungen.

Neue Veranstaltungstypen in Ihrem TYPO3-Ordner

zur Vergrößerungsansicht des Bildes: Screenshot zur Beschreibung in welche Liste welcher Veranstaltungstyp eingetragen werden muss.
Neue Veranstaltungstypen im Veranstaltungsordner: 1. Unter "Events" werden Einzelveranstaltungen eingetragen (optional können diese einer Dauer- oder Dachveranstaltung oder Veranstaltungsreihe zugewiesen werden). 2.…